Los eventos virtuales están en plena expansión. El Covid-19 obligó a muchas empresas y marcas a pasarse al formato digital, y tras la buena aceptación que tuvieron por parte del público, todo hace indicar que se mantendrán en estos meses, e incluso años próximos.

Claves para que los eventos virtuales sean un éxito

Si en los eventos presenciales, ya es complicado mantener la atención de todo el público que asiste, en los eventos virtuales esta cuestión quizás sea más importante. Ya que para el público es mucho más fácil pulsar un botón y desconectarse del evento digital, que levantarse en medio de una ponencia en un salón de actos y marcharse. Por tanto, es importante que el presentador de los eventos virtuales tenga buenas dotes comunicativas, que entretenga e informe a los asistentes virtuales y sientan desde el minuto uno que lo que se cuenta les va a interesar.

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Para llegar a este punto, en el que el público siente interés por lo que se va a contar en el evento digital, debes hacer:

  • Debes cuidar el contenido y definirlo previamente en base al publico objetivo que acudirá o quieres que acuda al evento digital.
  • Personaliza cada una de las comunicaciones previas que hagas con los posibles asistentes, como por ejemplo en los emails de recordatorio que le envíes.
  • Utiliza herramientas tecnológicas para que lo asistentes puedan preguntar, interactuar con los ponentes, e incluso con otros usuarios que también están asistiendo al evento digital. El objetivo es mantenerlos despiertos y este tipo de herramientas ayudan bastante.
  • Al igual que en un evento presencial se cuida mucho la puesta en escena, si quieres que tus eventos virtuales sean un éxito, debes preparar con todo lujo de detalles aquello que se verá a través de la retransmisión online, ya sea en una sala de grabación o en el domicilio particular del presentador o ponentes. Cuida la iluminación y asegúrate de que la tecnología empleada para la realización del evento (herramientas de streaming y demás) funcione correctamente.
  • Seguramente habrá gente que se ha apuntado al evento y que finalmente no pueda asistir. Por eso es bueno grabar la retransmisión para enviarla después a la base de datos de usuarios apuntados a tu evento virtual.

Pros y contras de crear eventos virtuales

Los eventos virtuales no han llegado para sustituir a los presenciales. Más bien son un apoyo. Incluso hay eventos físicos que también son retransmitidos vía online y han funcionado bastante bien.

Ventajas

  • A tu evento digital podrán asistir personas desde cualquier rincón del mundo.
  • Los eventos digitales son mucho más cómodos ya que lo asistentes no necesitan viajar, ni moverse hasta el lugar físico en el que se celebra. Lo cual también conlleva un ahorro de tiempo.
  • Ahorro de dinero para los organizadores, ya que, con total seguridad, es más económico contratar una herramienta para hacer eventos digitales que alquilar un salón de actos.

Desventajas

  • Dependes al cien por cien de la tecnología empleada. Las buenas o malas funcionalidades de las herramientas empleadas, la conexión wifi de los asistentes, ponentes u organizadores…
  • Como a los eventos virtuales pueden acceder personas desde cualquier lugar del mundo, debes tener en cuenta el huso horario.
  • Existe una enorme dificultad para hacer networking.

7 plataformas para crear y gestionar eventos online

Existen una gran cantidad de herramientas para crear y gestionar eventos virtuales. Aquí tenéis las que hemos elegido en nuestra agencia

1.MeetMaps

meetmapsMeetMaps es un software que permite crear eventos virtuales de todo tipo. Esta herramienta incluye funciones para realizar streaming y personalizar la retransmisión con el logo de la empresa o marca que promueve el evento. También incluye funcionalidades para crear chats en grupo sobre el evento. Para favorecer el networking, MeetMaps incluye una agenda privada para poder tener reuniones a través de videollamadas 1to1.

2.eNubes

enubeseNubes es otra plataforma para crear y gestionar eventos virtuales. Quizá una de sus grandes características es que los administradores del evento podrán obtener datos de comportamiento de los usuarios en tiempo real. También incluye funcionalidades para realizar ponencias en streaming, hacer preguntas a los ponentes o reunirse en mesas redondas para que los usuarios interactúen.

3.Remo

Remo permite la creación de espacios virtuales inmersivos para el desarrollo de los eventos virtuales. Esta plataforma es perfecta para realizar, por ejemplo, un hackathon virtual. Este software se basa en el vídeo, el audio y el chat y en cada mesa virtual se permite la interacción de todos los que tengan permiso para entrar en la sala (pensemos en equipos compitiendo en un hackathon). Cada usuario tiene su propio avatar, también los organizadores, que según los permisos que les otorgues o no, pueden estar autorizados a entrar en todas las mesas virtuales.

4.Tu fábrica de eventos

tufabricaeventosEste software es ideal para crear la web y landing de registro del evento, gestionar estos registros de participantes y visualizar por vía streaming los contenidos que se emiten. Con Tu Fábrica de Eventos, además de eventos virtuales, podrás tener reuniones con una o más personas desde cualquier lugar por videollamada.

5.Virtway

Con Virtway acudirás a eventos digitales y parecerá que estás en medio de un videojuego, algo que gusta a mucha gente. Esta plataforma permite que los avatares en 3D de los usuarios se muevan dentro del espacio de aprendizaje virtual y participen en ponencias, cursos o actividades en grupo.

6.iVent

ivent

Es una herramienta, que además de estar preparada para realizar eventos virtuales, permite la creación de eventos híbridos, es decir, eventos físicos en los que se incluyen algunas partes virtuales. Con iVent podrás retransmitir vía online todo lo que acontece en el evento presencial, además los asistentes virtuales podrán intervenir haciendo preguntas. Incluso los asistentes físicos y los asistentes virtuales pueden interactuar entre ellos.

7.Webinarjam

webinarjam

Webinarjam es una plataforma destinada a la realización de webinars. Aunque estos webinars pueden evolucionar a eventos virtuales. ¿Por qué? Porque este software online permite que haya hasta 6 presentadores y 5.000 asistentes. Entre las funcionalidades, incluye un chat en directo para preguntar o saludar a los ponentes u otros asistentes. También graba el evento de inicio a fin y te permite crear landings de registro y enviar emails o SMS de recordatorio.

En la Agencia Rumpelstinski podemos ayudarte con tus estrategias de Inbound Marketing, entre las que pueden encontrarse la realización de webinars o eventos virtuales de todo tipo. ¿Hablamos?

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20 July, 2021   Rumpelstinski   Publicado en: Inbound Marketing

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